Normativa.-
Hay dos textos legales diferentes:
1) La ley antifraude (LEY 11/2021) y su reglamento (RD 1007/2023) que se refieren a los requisitos que deben cumplir los programas de facturación (RRSIF) y además propone el sistema VERIFACTU. Obliga a que los programas de facturación cumplan una serie de requisitos para su funcionamiento y por otra parte el programa envía la información directamente a Hacienda.
No están obligadas empresas sujetas al SII y las sujetas a tributaciones forales (País Vasco y Navarra).
Plazos de implantación:
01 01 2026 contribuyentes por el Impuesto de Sociedades
01 07 2026 el resto de contribuyentes.
El incumplimiento de la legislación al respecto puede implicar multa de hasta 50.000 euros.
2) La ley “Crea y Crece” que trae entre otras novedades la facturación electrónica obligatoria para empresarios y profesionales.
Obligará a la emisión de facturas electrónicas entre empresas y profesionales.
Están exentos de ello los tickets o facturas simplificadas no cualificadas, que no deben confundirse con las facturas simplificadas cualificadas, las cuales sí incluyen el CIF del cliente.
Falta el reglamento que regule fechas de implantación.
Quedarán excluidas las facturas a particulares.
Las sanciones pueden llegar a 10.000 euros si la empresa no ofrece a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permiten el acceso de las personas que han dejado de ser sus clientes e igualmente a las empresas que no dispongan de un medio de comunicación vía telemática.
Preguntas y dudas frecuentes.-
FACTURA ORDINARIA Y FACTURA SIMPLIFICADA: DIFERENCIAS
.- Factura ordinaria es la que podríamos llamar factura habitual entre empresarios y profesionales con todos los datos del proveedor y del cliente así como de la operación.
.- Factura simplificada (Rgto. Fact. Art. 7): es una factura reducida que tiene menos datos que una factura ordinaria, pero deben incluir:
– Número
– Fecha
– NIF, nombre y apellidos o razón social del emisor
– Bienes o servicios prestados.
– El tipo aplicado o la expresión “IVA INCLUIDO”
– Importe total
Además si el destinatario desea deducirse el IVA por ser empresario o profesional o por otros motivos fiscales, los siguientes datos del cliente:
NIF
Nombre o Razón Social
Domicilio
Cuota tributaria
Requisitos para expedir factura simplificada:
– Importe no superior a 400 euros IVA incluido
– Cuando se expidan facturas rectificativas
– Cuando no exceda de 3000 euros IVA incluido en los siguientes casos:
Ventas al por menor
Ventas o servicios ambulantes
Ventas o servicios a domicilio del consumidor
Transporte de personas y sus equipajes
Servicios de hostelería o de comidas para consumir en el acto.
Salas de baile y discotecas
Cabinas telefónicas o tarjetas telefónicas que no identifican al consumidor
Peluquerías e institutos de belleza
Uso de instalaciones deportivas
Revelado de fotos
Parkings
Alquiler de películas
Tintorerías y lavanderías
Uso de autopistas.
Cuando lo permita la AEAT a petición de los contribuyentes.
Operaciones por las que no se puede hacer factura simplificada
Entregas intracomunitarias de bienes
Ventas a distancia intracomunitarias
Operaciones con proveedores no establecidos
Operaciones con clientes no establecidos
DIFERENCIA ENTRE NORMATIVA VERIFACTU/RRSIF y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (de la Ley crea y crece)
Verifactu se emplea para referirse al RD 1007/2023 que establece los requisitos que deben adoptar los programas de facturación (SIF) y la estandarización de los formatos de los registros de facturación (RRSIF).
Resumiendo:
.- obligan a incluir un código QR en la factura expedida
.- guardar las facturas sin poderse modificar, pudiéndose enviar directamente a la AEAT o no, según se decida.
Por otra parte la Ley crea y crece va más enfocada a la implantación de la factura electrónica obligatoria para los intercambios entre profesionales y empresarios.
¿Qué es un SIF?
Un programa de facturación que reúna los requisitos establecidos en la ley
¿Qué pasa si hago las facturas manualmente o con máquina de escribir?
Se pueden hacer y no están afectadas por esta normativa.
Surgen dudas con el empleo de programas como Excel o Word
Cuando se implante la factura electrónica obligatoria parece que esto cambiará pero de momento se pueden hacer a mano o a máquina.
¿Cuál es la diferencia entre el SII y el RRSIF?
Son normativas diferentes con finalidades distintas y excluyentes; no se puede estar en los dos a la vez.
El SII es la llevanza de los libros de IVA a través de la sede electrónica de la AEAT.
Los que están en SII no han de cumplir el reglamento que regula los programas de facturación y viceversa.
Luego el RD 1007/2023 no están obligados a seguirlo los que estén en SII en relación a sus propias facturas.
¿Se mandan a la AEAT las facturas o sus registros?
Es voluntario el enviarlos o no.
Si se emplea el sistema Verifactu que transmite la información a la AEAT sólo se envían las facturas emitidas.
¿Cómo optar a Verifactu?
A partir del momento en que se empiecen a enviar registros a la AEAT Y durará al menos hasta final de año.
¿Quiénes están obligados a aplicar RRSIF?
Todos los empresarios establecidos en territorio español, salvo que
– facturen de forma manual
– estén dados de alta en el SII (aquellos que ya llevan los libros de IVA y los presentan mensualmente )
– estén domiciliados en las Vascongadas o en Navarra.
– dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación de la normativa RRSIF.
Si están obligados a cumplir la obligación de facturar con RRSIF y están en uno de los casos anteriores dejaría de estar en RRSIF y no lo tendría que cumplir.
Canarias, Ceuta y Melilla
Los contribuyentes residentes en Canarias, Ceuta y Melilla están sujetos al RRSIF totalmente.
Provincias Vascongadas y Navarra
En las Vascongadas no están obligados ya usan el sistema “TicketBAI” que es un sistema propio de ellos.
Y en Navarra no están obligados por el Concierto Económico Foral.
A que documentos afecta la normativa si se emplean sistemas informáticos de facturación (SIF)
.- a la factura completa
.- a la factura simplificada
No afecta:
.- a la factura proforma
.- a los albaranes
.- a las órdenes de entrega
Notas:
1) las facturas proforma no tienen relevancia fiscal pues son documentos preparatorios para la definitiva, por ello
.- No les afecta esta normativa
.- La factura proforma no cambia en nada los criterios de cuando hay que emitir las facturas, que suelen ser:
– Cuando exista la puesta a disposición del bien
– En los contratos de trato sucesivo (suministros, contratos de mantenimiento, honorarios profesionales) la fecha periódica de emisión según contrato
Lo que no se puede hacer es enviar la factura proforma y no hacer factura oficial hasta el momento en que nos paguen la factura, aunque muchas veces se haga
Esto tienen mucha transcendencia a efectos de IVA ya que el IVA se tiene que declarar (y pagar si sale positivo) en el trimestre (salvo el sistema SII que es cada mes) en el que tenga lugar, que puede ser en el:
a) momento del pago anticipado,
b) momento de puesta a disposición de bien
c) momento en que se pague la factura
El primero de los tres que suceda
2) Hacienda dice que el sistema de emisión de facturas proforma debe estar coordinado con el programa de facturación oficial (pero la legislación no lo dice)
Código QR
Las facturas emitidas con un sistema informático de facturación (SIF) deberán incorporar un código QR tributario.
¿Qué pasa si una empresa tiene varios SIF?
Si está justificado por su operativa que tenga varios programas de facturación (SIF) la empresa podrá tener unos en el sistema VERIFACTU y otros no, según su opción.
El sistema no es recomendable pues los datos de la empresa no coincidirán con la facturación que conoce la AEAT y esto generará seguramente recibir requerimientos.
Se puede tener SIF y facturación manual
Parece que no, pues la AEAT exime de aplicar SIF a los que facturen exclusivamente de forma manual
Establecimientos Permanentes (ET) de entidades no residentes
Sí están obligados a emitir facturas con el nuevo sistema.
Facturas a empresas o particulares residentes en el extranjero
Están obligados a seguir el nuevo sistema tanto aunque sean exportaciones o entregas intracomunitarios de bienes o ventas a particulares.
¿Pueden los colaboradores sociales (el asesor) remitir a la AEAT los registros de facturas?
Sí pueden remitirlos.
Nota: tanto representantes, como apoderados ante la AEAT y los colaboradores sociales (los asesores) pueden remitir facturas de los contribuyentes, siempre que dispongan del correspondiente certificado digital para ello, según resolución de 18 de diciembre de 2024
Arrendamientos de inmuebles
Depende de si el arrendamiento de inmuebles es actividad económica a no:
Si es actividad económica sí le afecta el nuevo sistema de facturación
Si no es actividad económica, no.
Actividad Económica será:
cuando se tenga un cierto volumen de inmuebles alquilados, en principio, que permita tener una persona empleada a jornada completa; pero se pueden dar otros casos que también puedan calificarse como tal. No obstante, el caso típico de una persona con un par de alquileres no lo será y por lo tanto no estará obligado a aplicar el nuevo sistema y
cuando en los arrendamiento de apartamentos turísticos, independientemente del número que se tenga, se den servicios de hostelería, por ejemplo: limpieza diaria, cambio de ropa de cama varias veces cuando el cliente está alojado, lavado de ropa etc.
Uso de Excel, Word y programas parecidos
Este será un tema muy conflictivo y que dará que hablar.
En principio se podrían usar si sólo se utilizan para introducir datos, expedir facturas y conservar copia, o sea si se usan como una maquina de escribir.
Por el contrario si se usan con formularios que hacen operaciones matemáticas, están vinculados a macros etc. no se podrían utilizar, pues no están certificados como programas de facturación.
Lo más recomendable es no usarlos porque luego darán problemas.
Comunidades de bienes y Sociedades Civiles
Si desarrollan actividades empresariales sí estarán obligadas.
Para ello lo primero que hay que hacer es mirar en la escritura de constitución para determinar si hacen actividades empresariales o no.
Cuestión a parte es que las sociedades civiles con actividad empresaria tributan por el impuesto de sociedades luego empiezan el 01/01/2026 y las comunidades de bienes por atribución de rentas por lo cual si todos sus socios son personas físicas parece lo mas normal que no empiecen con el sistema hasta el día 1/7/2026.
Como saber si mi programa está certificado
Nos lo debe acreditar el proveedor del programa.
Puede nuestro cliente enviar nuestras facturas a Hacienda
Sí podrán enviar las facturas a Hacienda a través de la web de la AEAT para comprobar si la factura es no correcta.
¿Qué pasa si solo realizo facturas en régimen de recargo de equivalencia del IVA, como me afecta?
Este régimen se aplica a comerciantes minoristas que venden a particulares que no les piden factura, sino solamente un ticket de venta.
En principio el sistema no les afecta pues no están obligados a expedir facturas
No obstante sí deberá cumplir los requisitos del reglamento en determinados casos:
– Ventas de inmuebles sujetas y no exentas de IVA (ventas que van con IVA, p.ej. el local)
– SI tributa en estimación directa en IRPF.
– Cuando el cliente sea empresario o profesional y le solicite factura.
– Cuando el cliente se lo exija por temas tributarios.
– Cuando se le exija en operaciones de comercio exterior (exportaciones, entregas intracomunitarias, régimen de viajeros)
¿Qué pasa si solo realizo facturas en régimen simplificado de IVA, como me afecta?
En principio el sistema no les afecta pues no están obligados a expedir facturas.
No obstante deberá cumplir las obligaciones de RRSIF en caso de expedir facturas si no cumple la reglas siguientes:
1- Que facture solamente de forma manual
3- Que estén establecidos en Vascongadas o Navarra
4- Que estén autorizados a no cumplir con RRSIF por Hacienda
Según el régimen simplificado de IVA se debe expedir factura en determinadas operaciones:
– Si las cuotas se determinan en función del volumen de ingresos.
– Si vende activo fijos (inmovilizado propio)
– Si el cliente es empresario profesional o Administracion Pública.
– Cuando el cliente lo exija por motivos tributarios.
– En algunas operaciones de comercio exterior.
Se puede solicitar la no aplicación del reglamento de facturación?
Sí se puede hacer en casos extraordinarios, por motivos de la propia actividad o por motivos técnicos.
Se puede solicitar a través de la web de la AEAT. (ART 5 del Reglamento)
Se puede delegar la emisión de facturas en nuestro nombre
Sí se puede delegar en un tercero o al propio destinatario.
Para lo cual existe un procedimiento expreso
ESTIMADOS CLIENTES SE QUE ESTO ES UN ROLLO Y UN TRABAJAZO PARA TODOS VOSOTROS PERO NO OS PREOCUPEIS QUE OS AYUDAREMOS EN TODO LO QUE PODAMOS
Mª ANTONIA PUIGSERVER
ECONOMISTA ASESOR FISCAL ACREDITADA
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